IT-skandalene i offentlig sektor

Difi-sjefen Ingelin Killengreen skriver i sitt innlegg 19/12-2014 i DN (Hvordan unngå IT-skandalene) om viktige, men samtidig ganske generelle og opplagte virkemidler for å gjøre ledelsen i det offentlige dyktigere til å forstå IT-strategi og gjennomføre prosjekter. Temaer det har blitt snakket om i årevis. Det er to forhold som ikke påpekes, som jeg mener har en meget stor betydning for pengebruk og suksessrate:

For det første: Regelverket i det offentlige er ofte meget komplisert med mange sære regler og unntak. Når man skal digitalisere dette i IT-løsninger, blir jobben kompleks og omfattende både å bygge og vedlikeholde. Da trenger man mange konsulenter, noe DN gjennom søkelyset på NAV sine IT-kostnader effektivt har påvist. Det som dessverre sjelden utføres er en kritisk gjennomgang med mål om forenkling av regelverket før et IT-prosjekt starter. Da mister man en unik mulighet til forenkling og effektivisering.

Videre kan regimet for offentlige anskaffelser være direkte kostnadsdrivende. Dette har også blitt påvist gjennom en rekke artikler i DN. La oss håpe at forslagene fra Forenklingsutvalget (levert i juli i år) blir iverksatt. Det vil i det minste hjelpe noe.

Men uten forenklede arbeidsprosesser og regelverk vil IT-prosjektene fortsette å være store og kompliserte og med høy risiko for både tids- og kostnadssprekk.

Reklame

Syv grunnregler for å få mer igjen fra IT-investeringene

Hvem kjenner seg ikke igjen her: Som beslutningstager blir du bedt om å godkjenne en IT-investering på et alt for tynt grunnlag – Forankringen hos nøkkelpersoner er svak, fokus er på teknologi istedenfor endring av arbeidsprosesser og atferd, og kostnadsoversiktene er mangelfulle. I tillegg er ofte de potensielle nytteeffektene diffuse, med svak kobling til forretningens mål og strategi. Analyse av risiko mangler ofte, og relevante alternativer til investeringen blir sjelden presentert. I det hele tatt ganske omfattende mangler! Er det da rart at bare rundt 30% (i følge Gartner Group) av IT-prosjekter blir betegnet som vellykket?

I rettferdighetens navn må det sies at stadig flere har blitt dyktige til å beslutte, gjennomføre og implementere IT-løsninger slik at den forventede gevinsten oppstår. Men fortsatt legges etter min mening for mye ansvar på IT-direktøren, mens andre ledere slipper lettere unna. Noe av grunnen til dette, tror jeg, er at mange ledere mangler kompetanse om og interesse for de totale utfordringene man møter, og fortsatt mener at dette har mest med teknologi å gjøre. Men: Jo større teknologifokuset blir, desto flere vil føle seg fremmedgjort.

Ledere trenger noen få, gode knagger å bruke når IT-investeringer besluttes, prosjekter gjennomføres og løsninger skal tas i bruk slik at gevinstene kan realiseres. Teknologibasert endring er jo mye mer enn en dyr teknologisk oppgave. Det dreier seg om å skape verdi gjennom organisatoriske og forretningsmessige endringer, muliggjort ved smart og riktig bruk av teknologi.

Utgangspunktet er at endring av teknologi, arbeidsprosesser og mennesker henger sammen og gir premisser for hverandre, og må forstås innenfor rammene av virksomhetens strategi, styringssystemer og organisasjonskultur. Disse elementene henger ubønnhørlig sammen. Jeg liker å oppsummeres dette i 7 grunnregler:

1. Strategi: Sjekk det nye initiativet mot virksomhetens reelle og planlagte strategi.
2. Portefølje: Sjekk det nye initiativet mot porteføljen av andre initiativer, prosjekter og applikasjoner.
3. Ledelse: Sørg for at det foreligger riktig beslutningsgrunnlag (business case).
4. Prosjektstyring: Sørg for rask og dynamisk prosjektgjennomføring.
5. Arbeidsprosesser: Sørg for løpende vekselvirkning mellom prosessforbedringer og den tekniske realisering.
6. Individ: Bruk aktivt endringsledelse for å sikre forståelse og engasjement.
7. Verdi:   Bruk og tilpass beslutningsgrunnlaget helt til nytteverdien er realisert.

Er man bevisst på dette øker sannsynligheten for at IT-innføringen blir vellykket. Men enkelt er det ikke, for det er massevis av utfordringer og fallgruver under veis …