Når reviderte du leverandørene dine sist?

Revisjon høres kanskje litt tørt og kjedelig ut, men det trenger det absolutt ikke være. I min verden handler det om å sjekke at leverandørene faktisk gjør det de har forpliktet seg til å gjøre. I Statens standardkontrakter (SSA) ligger det inne flere muligheter til å følge opp kontraktforpliktelsene. Men dette er noe som en kunde bør legge inn i kontrakten med leverandøren uansett. I den nylig oppdaterte SSA-D (driftsavtalen) formuleres det på følgende måte:

«Kunden har rett til å foreta revisjon og verifikasjon av at Leverandøren overholder avtalte forpliktelser for driftstjenesten … Leverandøren skal yte bistand hvis Kunden har behov for å involvere Leverandøren i gjennomføring av kvalitetsrevisjoner … Med mindre annet er avtalt … kan revisjon maksimalt gjennomføres én gang per år … Kunden kan oppnevne tredjepart til å utføre revisjon og verifikasjon etter denne bestemmelse … Hvis de påviste avvikene er av vesentlig karakter, eller kan bebreides Leverandøren som uaktsomt, plikter Leverandøren å refundere Kundens nødvendige kostnader til gjennomføring av revisjonen … Dersom Kunden ønsker å gjennomføre en revisjon hos Leverandørens underleverandør, plikter Leverandøren å samarbeide med Kunden for å få gjennomført en slik revisjon.»

auditingDette innebærer at kunden har en sterk rett til å gå dypere inn i leverandørens arbeidsmetodikk enn det den tradisjonelle SLA-rapporteringen innebærer. Mange kunder burde være mye mer aktive og benytte den muligheten som en kontrakt kan gi. Slike gjennomganger kan normalt gjennomføres i løpet av et par dager, riktignok avhengig av kontraktens omfang og problemstillingene som skal adresseres.

Jeg pleier å bruke samme tilnærming som ved en ISO 9001-revisjon og kategorisere funnene i tre grupper: A: Avvik, M: Merknad og F: Forbedringspunkt. Alle funn skal begrunnes og knyttes til et punkt i kontrakten. Basert på funnene skal aktiviteter beskrives, med en tidsfrist for når det skal være korrigert.

For en kunde som skal gjennomføre en anskaffelse gir det en ekstra trygghet å vite at leverandøren skal revideres. Mange har en gjennomgang hos leverandørene før en kontrakt inngås, men færre gjør det i ettertid. Erfaringsmessig er det mye vanskeligere å finne «feil» hos en leverandør før kontrakten inngås enn etterpå. Når man har erfaring med både løsning og samarbeid er det lettere å utføre en målrettet gjennomgang.

Som ISO 9001-sertifisert kvalitetsrevisor har jeg gjort dette mange ganger, og uten unntak kommer det opp forhold som må utbedres. Og som regel setter faktisk også leverandøren pris på denne muligheten til å forbedre sine tjenester.

Advertisements