Finnes det egentlig IT-prosjekter?

Jevnt og trutt leser vi om store kostnadsoverskridelser i forbindelse med innføring av nye IT-løsninger. Prosjektene tar mye lenger tid enn planlagt, kundene og leverandørene skylder på hverandre, fagforeningene raser og brukerne fortviler.  Nå har vi holdt på med å innføre nye datasystemer i over 40 år. Hvorfor butter det slik?

Det innebærer ingen revolusjon å hevde at vellykket innføring av nye IT-løsninger forutsetter et nært samspill mellom teknologianskaffelse, utvikling av arbeidsprosesser og endringsarbeid. Hvor man har sikret at prosjektet støtter opp under eller er en integrert del av virksomhetens strategi. Og at man tar hensyn til organisasjonskulturen når endringsarbeidet planlegges og gjennomføres. Samt at det hele ledes og styres på en profesjonell måte fra starten av beslutningsprosessen til verdiskapningen er realisert. På tross av bevisstheten hos mange om disse sammenhengene, vil jeg hevde at svært få virkelig er gode til å gjennomføre dette i praksis, og dermed sikre at verdiskapningen eller nytteeffekten eller resultatet – kjært barn har mange navn – blir så stort som potensialet tilsier.

innovationAlt for mange kaller fortsatt dette arbeidet for et IT-prosjekt. Navnet gjør at man assosierer prosjektet hovedsakelig med teknologi. Men hvorfor innfører du egentlig et nytt IT-system? Jo, enten er det for å utvikle eller effektivisere organisasjonen, eller så er det for å utvikle tjenestene som leveres til et marked. Teknologien er et middel for å nå et mål. For å klare det må en fokusere på mye mer enn teknologi.

De aller fleste såkalte IT-prosjekter er egentlig forretningsutvikling, mange med en solid grad av nytenkning og innovasjon knyttet til seg.

For: Alle prosjekter skal ha en forretningsmessig begrunnelse og en eier i forretningen. Uansett hvilket teknisk behov man har, vil det alltid kunne vises til en konsekvens for forretningen dersom man ikke gjør det. Enten i form av at noe går langsommere, blir utilgjengelig eller feil. Som igjen har en økonomisk konsekvens. Så alle prosjekter skal ha en forretningsmessig begrunnelse.

Dersom et prosjekt kan gjennomføres uten involvering fra forretningen, er det et teknisk prosjekt. Hvis ikke, er det er forretningsprosjekt med en teknisk del. Så kan man alltid diskutere hvor den grensen går. Det finnes noen rene IT-prosjekter. En oppgradering av nettverk (WAN, LAN, WLAN) er tekniske prosjekter med en forretningsmessig begrunnelse (får ikke gjort jobben skikkelig uten mer båndbredde). Grensen for når det er et rent IT-prosjekt kan variere, men bør etter mitt syn være meget høy. Det vil si at prosjekter der den tekniske delen utgjør over f.eks. 90 prosent blir definert som et teknisk prosjekt og styrt deretter. Men ellers er det forretningsutvikling!

Syv grunnregler for å få mer igjen fra IT-investeringene

Hvem kjenner seg ikke igjen her: Som beslutningstager blir du bedt om å godkjenne en IT-investering på et alt for tynt grunnlag – Forankringen hos nøkkelpersoner er svak, fokus er på teknologi istedenfor endring av arbeidsprosesser og atferd, og kostnadsoversiktene er mangelfulle. I tillegg er ofte de potensielle nytteeffektene diffuse, med svak kobling til forretningens mål og strategi. Analyse av risiko mangler ofte, og relevante alternativer til investeringen blir sjelden presentert. I det hele tatt ganske omfattende mangler! Er det da rart at bare rundt 30% (i følge Gartner Group) av IT-prosjekter blir betegnet som vellykket?

I rettferdighetens navn må det sies at stadig flere har blitt dyktige til å beslutte, gjennomføre og implementere IT-løsninger slik at den forventede gevinsten oppstår. Men fortsatt legges etter min mening for mye ansvar på IT-direktøren, mens andre ledere slipper lettere unna. Noe av grunnen til dette, tror jeg, er at mange ledere mangler kompetanse om og interesse for de totale utfordringene man møter, og fortsatt mener at dette har mest med teknologi å gjøre. Men: Jo større teknologifokuset blir, desto flere vil føle seg fremmedgjort.

success failureLedere trenger noen få, gode knagger å bruke når IT-investeringer besluttes, prosjekter gjennomføres og løsninger skal tas i bruk slik at gevinstene kan realiseres. Teknologibasert endring er jo mye mer enn en dyr teknologisk oppgave. Det dreier seg om å skape verdi gjennom organisatoriske og forretningsmessige endringer, muliggjort ved smart og riktig bruk av teknologi.

Utgangspunktet er at endring av teknologi, arbeidsprosesser og mennesker henger sammen og gir premisser for hverandre, og må forstås innenfor rammene av virksomhetens strategi, styringssystemer og organisasjonskultur. Disse elementene henger ubønnhørlig sammen. Jeg liker å oppsummeres dette i 7 grunnregler:

  1. Strategi: Sjekk det nye initiativet mot virksomhetens reelle og planlagte strategi.
  2. Portefølje: Sjekk det nye initiativet mot porteføljen av andre initiativer, prosjekter og applikasjoner.
  3. Ledelse: Sørg for at det foreligger riktig beslutningsgrunnlag (business case).
  4. Prosjektstyring: Sørg for rask og dynamisk prosjektgjennomføring.
  5. Arbeidsprosesser: Sørg for løpende vekselvirkning mellom prosessforbedringer og den tekniske realisering.
  6. Individ: Bruk aktivt endringsledelse for å sikre forståelse og engasjement.
  7. Verdi:   Bruk og tilpass beslutningsgrunnlaget helt til nytteverdien er realisert.

Er man bevisst på dette øker sannsynligheten for at IT-innføringen blir vellykket. Men enkelt er det ikke, for det er massevis av utfordringer og fallgruver under veis …

Nå er jeg i gang

Endelig har motivasjonen kommet for å skrive en blogg om faglige ting som opptar meg. Har alltid vært glad i å skrive, og siden høsten 2012 har jeg hatt mye glede av å forfatte små innlegg på min ølblogg (henning58.wordpress.com). Etter at jeg ga ut min andre bok «Omstilling» i 2012 følte jeg mest for å tone ned skriveaktiviteten om det som er mitt «ordentlige» fagfelt, nemlig styring av IT-funksjonen. Men nå er lysten tilbake. Ikke til å skrive om teknologi i seg selv, men om alt det viktige som må på plass samtidig for at man skal kunne utnytte teknologiens muligheter på en optimal måte. Slik at man får mest mulig verdi fra de investeringene som gjøres. Dette er et stort tema med veldig mange innfallsvinkler, noe jeg synes er veldig spennende, men samtidig betyr det at jeg nok kommer til å skrive mest om det som ligger mitt faghjerte nærmest. Uansett: Jeg gleder meg til å dele mine tanker og betraktninger med så mange som mulig her på denne bloggen!